2010年2月2日 星期二

新進人員建檔

大流程:Pemis > 差勤系統 > 卡機

必要資訊:身分證字號、出生年月日

[Pemis] 建立人員

1.制度管理 > 員工基本差勤資料維護
2.按中間下方的「新增」
3.填入以下欄位:
(1) 姓名
(2) 員工代號(為身分證字號的末五碼)
(3) 身分證號
(4) 單位
(5) 性別
(6) 出生日期
(7) 職稱(可按小後面的方塊去選,也可直接用打的,例如「Z829」就是替代役)
(8) 上班別
※一般人選「1 彈性」
※主管級(主任、組長、主任秘書、副署長、署長)以及南投訓練中的役男選「3 免刷卡」)
(9) 職務類別
※一般人選「1 正式人員」,替代役選「4 臨時人員」
(10) 到職日期
(11) 官職等(替代役不用輸入)
(12) 接著請切換到右邊的分頁「休假及加班資料」輸入
※職員:視情況而定填入正確資料
※替代役:在左上角「休假年資」最左邊那格點一下,再按一次 Tab,你會看見系統會把其他一些格子填上0。
(13) 按確定


[差勤系統] 建立人員與職位

1.以管理者帳號登入 > 人事管理 > 部門人員維護
2.先切換部門 > (此時會跑比較久,等主管的名字出來後)按重新查詢
3.此時會看到樹狀圖
4.選擇該單位的最大主管
5.按建立(在右邊)
6.身份證號打勾,並接著輸入身份證號和姓名
7.職位代號打勾,並接著輸入職位代號(註)和名稱
※註:職位代號的建立方式是流水號,你就看類似的職位怎麼編,你就遞增上去。
8.按建立(直接按 Enter)
9.回到樹狀圖,點選你剛剛建好的人
10.按職位
11.修改「流程群組」(視身分而定,一般職員或替代役請選部室人員)
12.按人員
13.將「刷卡代號」改成身分證末5碼
14.將「申復次數」改為「6」
15.按修改

[卡機] 建立人員
1.設定 > 人員設定
2.按放大鏡(有尋找功能) > 依卡號 > 輸入卡號 > 尋找
3.輸入姓名、員工編號(就是身分證字號)、職稱、部門(部門用選的,不然會當機)
4.按確定
※如果是舊卡,就直接改資料沒有關係,照片也不用繼續更新了。
5.用鉛筆在卡片正面寫上他的大名

※若遇到找不到卡號的時候,則代表該卡為尚未開卡的新卡,此時區進行開卡的動作,利用「區段設定卡號」工具。(在放大鏡右邊一點)
※特搜隊的部門請選「替代役男」

Pemis 的常用註記

「刷錯卡別」
「00012321」

例行公事

每日:
1.一早來 卡機重開
2.一早來抄寫臨時卡刷卡記錄
3.09:30以後,登錄臨時卡資料
4.做完上面動作,再 丟異常及異常更正

每個月1號:
1.申請 人事室加班費(報上個月的)

每個月7號:
1.連續七日報表

每個月25號:
1.跟替代役協勤役男(惟倫)拿學弟的名單,開始跑新進人員建檔流程

不定時:
1.申請人事室 差旅費(公差過了才開始收車票申報)

2010年2月1日 星期一

人員短期借調的處理方式

例如會計室在年底的時候會很誇張地忙,他們曾經向別的處室借人過去支援三個月(11月到隔年1月)。由於只是借人,並非調任,所以只要讓該員的假單能夠送到他服務的單位即可,不需要實際去改所屬的單位。

例如:王小明從教育訓練組被調到會計室三個月,他的加班或是請假,都應該由會計室的主管批,而不是原本的教育訓練組。處理方式如下。

[差勤系統]
1.人事管理 > 部門人員維護
2.直接用姓名查詢
3.點進去
4.按職位
5.將上層職位改成「要借調過去的單位和主管所屬」(例如會計室的某科長)
6.按修改

多筆資料加班紙本補登

假設資料有一卡車的時候...

[Pemis]
1.加班管理 > 加班資料維護
2.點下面「大批資料新增」
3.選擇「同一人不同時間」(這個比較好用...要用不同人的話改名字也很快)
4.按執行
5.先選擇姓名(按後面的小方塊)
6.選擇加班別(四小時內用一般,超過四小時或假日請用專案)
7.填入加班事由(照著紙本上打,太多字的話就抓重點)
8.選擇開始日期和結束日期
9.按大方塊「>>」
10.重複動作8~9,把時間資料都Key好
11.按執行

注意:
1.養成好習慣,做完一筆請註記。
2.換人(姓名)時一定要用後面的方塊去選名字,不然員工代號會錯
3.怕資料沒進去的話,可以多按一次「執行」沒有關係,資料會跟你講到底有沒有資料進去
4.若該員當天已有加班資料,則該天的資料不會覆蓋,需用修改的方式,把時間修正

丟異常及異常更正

[差勤系統] 先處理刷卡不一致

1.管理者帳號登入 > 人事管理 > 出勤異常通知
2.出勤狀態選「刷卡不一致」
3.選擇區間
4.沒通知到的通通打勾
5.按「寄出通知給當事人與其主管」



[差勤系統] 再處理其餘異常

1.出勤狀態選「全部異常」
2.將「批核中、公差、請假、通知情況」四格皆空白者,打勾
3.按「寄出通知給當事人與其主管」



[差勤系統] 更正異常

1.出勤狀態選「全部異常」
2.將「公差」或「請假」兩格其中有資料者,打勾
3.按「更正多筆」

卡機重開(當刷卡資料進不去的時候)

看到這個畫面時,請重開卡機

看到這個畫面時,表示卡機的資料卡住了(這張照片顯示卡了120筆),此時必須要重開卡機,方法為:

1.進去卡機系統
2.檔案 > 啟始設定 > 自動接收進出記錄 > 打勾 > 確定

重要觀念

重要觀念:
1.快的事先做。(比較不花時間的事情先做)
2.東西進來先排序。(在左上角標日期)

優先順序:
第一:高級長官優先
第二:跟錢有關的優先
第三:承辦人比較 Care 的優先

[差勤系統]
1.進行組織人員異動時,第一個動作就是「確認假單」。(若隨意更動,有可能造成假單會卡住無法批核)
2.善用查詢(搜尋)功能。