2010年1月31日 星期日

連續七日報表

每月七號送給秘書室家珍姐
(如遇過年請提前為2月1號)

[差勤系統]
1.人事管理 > 連續差假記錄
2.通常不用改設定,直接按「開始計算」
3.看到對話框,按「確定」
4.按下面的「查詢」
5.按「產生 Excel 報表」
6.按「下載:個人差假連續7日以上20XX年X月報表.xls 」
7.開啟檔案
8.將列印方向改為「橫向」
9.按列印
10.拿給承辦人(靜滿姐)蓋章
11.送到秘書室佳珍姐(席家珍科員)

人員的單位調動

大流程:P2K > 差勤系統

一、P2K
1.制度管理 > 員工基本差勤資料維護
2.查詢該員
3.按「修改」
4.修改單位
5.按「確定」

二、差勤系統
[建立職位]
※若新單位已有職位空缺,則可直接跳過此步驟。
1.以管理者帳號登入 > 人事管理 > 部門人員維護
2.先切換部門(選擇要調過去的單位) > (此時會跑比較久,等主管的名字出來後)按重新查詢(左方樹狀圖會更新)
3.選擇主管()

3.找到該員 > 按人員 > 將目前職位改成「未配對」> 按修改
4.再按一次人員 > 按刪除

各項作業時間統計

[差勤系統]
改一個人的流程或所屬組織更動:10分鐘

識別證換卡(補發、重做)

[卡機] 舊卡掛失
1.舊卡收回(若遺失則免)
2.進入卡機 Server
3.設定 > 人員設定
4.按放大鏡(有尋找功能) > 依姓名查詢(卡片申請人) > 按尋找
5.記下姓名、員工編號(就是身分證字號)、職稱、部門
6.將姓名改為「遺失或銷毀」
7.將身分證字號剪下(Ctrl + X)

[卡機] 新卡輸入資料
1.回到尋找功能畫面 > 依卡號查詢(新卡) > 按尋找
2.修改或填入姓名
3.貼上剛剛複製的身分證字號
4.修改或填入職稱
5.部門請用手選的(用打字的會當機,請特別注意!)
6.按確定

2010年1月28日 星期四

刷卡資料進不去Pemis和差勤系統怎麼辦?

請去Pemis中Check是否被歸到離職人員,或者打上離職日期了。有的話請更正,因為離職人員的資料是不會被接收進Pemis和差勤系統的。

差勤系統的網址(內網和外網)

差勤系統-內網(限消防署內網路使用)
http://10.1.1.10:8080/plmnew/index.html

差勤系統-外網
http://210.69.173.14:8080/plmnew/index.html

2010年1月27日 星期三

離職人員(退役人員)的處理

大流程:收卡 > P2K > 差勤系統

一、收卡
先將卡片收回,並在上面註記離退日期。

二、Pemis
1.制度管理 > 員工基本差勤資料維護
2.查詢要離退的人
3.按「修改」
4.將單位改成「離退人員」(99為職員,9999為替代役)
5.打上離職日期
6.確定
※這樣子差勤系統就開始不會出現他的異常訊息

三、差勤系統 (小流程:檢查假單 > 歸到離職部門)
[檢查假單]
1.分別以離退人員的身分去登錄,去收件匣中,看看有沒有尚未批完的假單,四個收件夾務必清空:
0990119
2.若還有尚未批完的假單就進行人員刪除,會造成該筆假單卡住,無法批核也無法取消的情況發生。
3.若是役男,跟錢無關的東西就取消吧!例如說忘刷卡。不知如何處理請問學長或承辦人。

[歸到離職部門]
1.以管理者帳號登入 > 人事管理 > 部門人員維護
2.先切換部門 > (此時會跑比較久,等主管的名字出來後)按重新查詢 > 顯示樹狀圖
※也可以直接以「姓名」查詢,省去等樹狀圖 Loading 的時間。
3.找到要卸除的人 > 按人員
4.將所屬部門改成「離職部門」
5.將目前職位改成「未配對」
6.按修改
※Check方法:再按一次「人員」或「重新查詢」

2010年1月26日 星期二

臨時卡資料補登

臨時卡的刷卡資料不會自動跑去 Pemis 和差勤系統中,必須用人工的方式去核對臨時卡卡號以及刷卡時間,再加以輸入到 Pemis 裡(Pemis 資料進去後,差勤系統會自動去抓取資料)

大流程:[卡機]核對刷卡資料 > [Pemis]輸入刷卡資料

[卡機] 核對刷卡資料
1.進入卡機Server
2.進出記錄 > 依卡號查詢
3.輸入卡號
4.找本子上「臨時卡使用日」日期當天的刷卡時間和卡別
※進出記錄中「A代表上班卡」、「D代表下班卡」、「I代表返回」
5.將其記錄在本子上(舉例:寫法為0830A、1730D)
※查詢視窗可用 Alt + F4 關閉

[Pemis] 輸入刷卡資料
1.出勤管理 > 出勤資料維護
2.「新增」或「修改」現有出勤記錄
3.輸入完成後,若當天的出勤記錄一切正常,則可將「上下班狀態」可調為「5 已處理」
4.最後在備註欄輸入臨時卡的號碼共8碼,如「00013044」
5.按確定
6.若看到有錯誤訊息則不用理它,資料有出現就代表新增成功。

整筆做完請在本子上最右邊打勾,已表示完成。

加班補修紙本補登

[Pemis]

1.請假管理 > 請假資料維護
2.按新增
3.請假別:「04 加班假」
4.請假區間照著打,用 Tab 可切換到下一個欄位。跳到「結束時間」欄位時,會跑出「加班資料檔」的畫面
※註:加班資料檔上會顯示之前的加班資料,在這個畫面裡可以選擇加班補修的假要用哪一天的加班去休。「已休」的意思是該時數已經休假用掉了,「已領」則是指該時數已經轉成加班費的形式消化掉了。
5.在上面「加班資料檔」中,選擇(反白)要用的時數
6.按下面的新增
7.輸入補休日期和時間,補休時數系統會自動計算
8.按確定
9.「加班補休資料檔」中會顯示剛剛輸入的那筆資料,這樣就表示成功了。
10.按離開
11.確認結束時間是否正確,錯的話就直接改
12.按確定

紙本補登專案加班

專案加班與一般加班的不同在於

一般加班:限平日,單日不得超過4小時
專案加班:平日或假日皆可,時間無限制

(未完成)

「點掉」假日執行公務

有時候承辦人會拿一份名單給你,並說「麻煩把這些人的假日執行公務(公差)點掉」。

[Pemis] 點掉
1.出差管理 > 出差資料維護
2.按修改
3.把「合計含假日」設成不要打勾
4.按確定

※若「合計含假日」是打勾的狀態,則該員該筆公差,就可以使用「公差補休」,時數為「出差含假日日時數」。反之,若沒打勾,則該員該筆公差就不能使用「公差補休」。

2010年1月25日 星期一

國旅卡休假紙本補登

[Pemis]
1.請假管理 > 請假資料維護
2.按新增
3.請假別,選擇「03休假」
4.輸入請假區間
(未完成)

職等與專業加給對照表

公務人員專業加給表(二)

[警消人員] [公務人員] [月支數額]
     簡任第14職等 40,345
--------------------------------------
警監一階 簡任第13職等 37,820
警監二階 簡任第12職等 36,730
警監三階 簡任第11職等 33,220
警監四階 簡任第10職等 31,115
--------------------------------------
警正一階 薦任第9職等 26,210
警正二階 薦任第8職等 25,310
警正三階 薦任第7職等 22,760
警正四階 薦任第6職等 21,990
--------------------------------------
警佐一階 委任第5職等 19,255
警佐二階 委任第4職等 18,755
警佐三階 委任第3職等 18,445
警佐四階 委任第2職等 18,395
     委任第1職等 18,220
     雇員     18,220

※本表自民國94年1月1日生效

假日執行公務的處理

假日執行公務的意思為「在假日出差,並且視為加班」,所以我們要處理「出差」和「加班」兩個東西。

但此處的「加班」並非等同於一般時間的加班,差別是在於說加班後報酬的使用(普通的加班都可以用「加班補休」或是「加班費請領」來消化)

假日執行公務的加班:
1.前4個小時,可選擇以「加班補休」或「加班費請領」的方式來使用掉。
2.剩餘時數,只能選擇以「公差補休」的方式進行使用。

所以看到有人提出假日執行公務的申請,我們要做的第一件事情就是把時間切成兩段,第一段4小時,第二段就是其餘的時數。
例如:王科員禮拜日出差9小時,0830-1730(註: 假日不計中午休息時間),所以我們可以切割時段為
第一段 0830-1230 (以加班登記)
第二段 1230-1730 (計 5小時,等於日時數 0.5,以公差補休登記)

然後再去 Pemis 裡面進行人工補登的動作。如果申請人已有寫好第一段和第二段要如何分配,那麼就以申請人的為主,但第一段(以加班登記)的時間仍不能超過4小時。

[Pemis] 加班登記
1.加班管理 > 加班資料維護
2.新增加班,時間為「第一段」(剛剛切的那個)

[Pemis] 公差補休登記
1.出差管理 > 出差資料維護
2.先找到那筆公差(假日執行公務的那筆)
3.按修改
4.「合計含假日」打勾(如果已經打勾了就不用管它)
5.將「出差含假日日時數」修改成「第二段」的日時數
6.按確定

做完以上兩個動作就 OK 了!這樣子申請人就可以去差勤系統裡面申請「加班補休(或加班費請領)」或「公差補休」了。

2010年1月18日 星期一

Radmin 無法登入卡機的時候

請去三樓把卡機 Server 重開(找值勤人員借小房間機房的鑰匙)

2010年1月17日 星期日

識別證門禁卡刷卡教學

0981224
若遇值班超過12點刷下班卡,則改為2359下班即可

新進人員之前的休假登錄

0981224
新進人員進來要KEY他當年度在之前單位的休假,全部假別都要KEY,備註也要打

識別證的3M膠膜訂製

膠膜製作廠商 e-mail:
yin.jie@msa.hinet.net

人員借調

【差勤系統】人員借調時的處理方式:(以會計室從教育訓練組借調替代役王崇軒兩個月為例)
1.進入差勤系統
2.登入「黃靜滿1」帳號
3.人事管理>部門人員維護v3

差勤系統廠商客服

【差勤系統】廠商客服電話
電話:02-7722-3313#336 涂筱琪
傳真:02-7722-0868
統一編號:16138656
e-mail:linda.tu@uniong.com.tw
凱發科技股份有限公司
11501台北市南港區三重路19-11號E棟348室

人事室加班費申請

大原則:
1.一個月份為一個單位,職員可選擇要申報的時數,剩餘的時數可以留至加班補休用。
2.科長以下才需要申報加班費,主任有主管加給,不用申報。

三個步驟:湊時數 > 列印3表 > 資料檢核

[差勤系統] 湊時數
1.以加班費申請人帳號登入
2.個人差勤 > 加班費請領
3.輸入月份,按送出
4.湊時數(上限為20小時,請勿超過,否則會申請失敗,可用Tab鍵加方向鍵「下」,幫助選擇和數數)
5.按送出

[差勤系統] 列印3表 (一樣是在申請人帳號操作)
第一表:加班費印領清單
1.個人差勤 > 加班費請領列印
2.選擇月份後,按送出查詢
3.確認時數後,按列印清單
4.按右鍵列印

第二表:收件匣已完成加班資料
1.個人差勤 > 收件匣 > 已完成
2.假別選擇「加班」
3.選擇區間(月初到月底)
4.按送出
5.按右鍵列印

第三表:出勤資料
1.差勤查詢 > 出勤資料
2.選擇要查詢的月份,按查詢
3.按右鍵列印

※資料檢核:出勤資料必須皆為「正常」或「已處理」。

進三樓卡機

三樓卡機重新啟動要下去,先找值日官借小房間鑰匙
不能遠端開機,

連續七日報表

連續七日報表:
進差勤系統
(每日10號給家珍姊)印上一個月的。
靜滿姊身分>人事管理>連續差假記錄>開始計算>印出來後給靜滿姊>送秘書室家珍姊

人事異動

0981227
【差勤系統】
裡面的posID不要隨意更動所屬處室,每個所屬處室有專屬的posID規則,應用重創的方式。

更動人員所屬組織(例如:秘書室蔡雨利改至公關科) 0981217
1.進入差勤系統
2.使用[黃靜滿1]帳號
3.>人事管理>部門人員維護v3
4.選擇部門(例如:秘書室),請等待3~4秒
5.按重新查詢
6.點開下方樹狀圖的資料夾,找到要更動的人
(待續)

國旅卡 通知撥款

0981223
【國旅卡】通知撥款
第一步驟:
1.確認最右邊那一格,是否為「簽名」或「私章」(職名章不行!要退回)
2.確認「消費日期」是否都落在「旅遊休假日期」的區間內。
3.確認「消費特店名稱」是否都有正常顯示商號名稱,並且無「非國民旅遊卡特約店」之訊息

第二步驟:
1.國旅卡網站:https://inquiry.nccc.com.tw/html/text/index_gov.htm
2.輸入帳號密碼
3.首頁>核發作業>通知撥款>通知撥款
4.輸入申請機關代碼:301060000C
5.輸入姓名:(只輸入前兩個字也可以,系統會自己幫你查詢)
6.送出
7.勾選請領補助費人員「打勾」
8.送出
8.在最右邊的撥款那邊「打勾」
8.送出
9.在紙本右上角「打勾」表示已做完。

若要修改的話,可以用取消通知撥款。

國旅卡 申請書送件

0981225
【國旅卡】申請書送件
用無開口小信封寄至:
10449台北市中山區天祥路86巷1號
玉山銀行 信用卡事業處 收

國旅卡 休假登錄

0981223
【國旅卡】休假登錄 (IE Only,否則無法選擇到正確的年度)
1.首頁>資料維護與查詢>公務人員休假維護>維護
2.輸入姓名
3.再點名字進去,你會看到一排當月份的日期表
4.找到要設定為國旅卡休假的日期
5.下拉式選單:新增休假
6.送出
※國旅卡休假不可以排在國定假日,但特種搜救隊的人除外(因為他們是排休,國定假日也不一定可以放到假)

一般請示單登錄

0981223
【一般請示單】登錄:
1.進入Pemis
2.請假管理>請假資料維護
3.服務機關選擇「301060000C 內政部消防署」
4.輸入姓名
5.按確定
--假設是請假補登--
6.新增
7.輸入員工代號再按 Tab 鍵,會看到個人資料有讀取到(包含姓名和身分證號)
8.(若不知員工代號的話,可用姓名欄位去搜尋)
9.設定請假別(按照紙本上寫的)
10.設定請假區間
11.在備註欄註明「紙本補登+事由」

9.輸入出勤日期(7碼,例如0981218)

15.輸入上班卡時間(4碼,例如0830)
16.輸入下班卡時間(4碼,例如1730),按 Tab,系統會自動計算上班時數
17.設定上下班狀態為「已處理」
18.在備註欄輸入「臨時卡卡號」(例如:"臨時卡00012156")
19.確定

例行公事

0981225
例行公事:
1.丟異常

0981225
【丟異常】
1.進入差勤系統
2.登入「黃靜滿1」帳號
3.人事管理>出勤異常通知v3
4.輸入要查詢的日期區間
5.查詢
6.全選
7.寄出通知給當事人與其主管

差旅費申請

注意事項:
1.公差要先經過批核後,才可以申請差旅費!
2.差旅費申請表單只能列印一次,請小心注意!

操作流程:
1.進入差勤系統
2.個人差勤>差旅費請領列印
3.選擇要申請的月份
4.點選公差時間
5.進入金額頁面
6.輸入金額(如備註)
7.按新增
8.待上方表格有資料後,再確認金額是否正確無誤
9.按列印&送出申請
10.將電腦產生的「差旅費報告表」印出(只能印一次,小心視窗不要關閉)
11.將車票或證明釘在第二頁的下方空白處
12.完成

備註:
1.火車票:(往返目標站皆以台北計)
(1)不需附車票,只需根據火車 票價梯形圖 計算金額即可
(2)台中成功嶺回程只能報火車($375)
常用的票價為
台北-台中 $375
台北-台南 $738

2.膳雜費:
科長以上$550 例如:主任(陳麗娟)
一般職員$500 例如:專員(兆榮哥)
替代役$450  例如:替代役(惟倫)

奉派單的處理

0981231 未完成
奉派單:
靜滿姐給的假日公差名單必須將假日出差的「合計含假日」的勾勾取消
「出差含假日時數」等於奉派單補休假時數
奉派單的加班登記等同於一般加班登記

這份有兩個地方要做
a.新增加班登記0991010-1330-1730(你做對了)
b.新增假日公差加班補休0991010-0830-1330(這個有點複雜)

新增假日公差加班補休
a.進入pemis,公差管理,公差維護
b.填入0991010&蔡勝凱,找出那天假日公差,修改
c.看看那裡面的假日公差的勾勾有沒有打勾(沒有的話,把他打勾)
d.這時候下方有一個格子可以填入資料(我忘記名字了)
e.填入0.5(這裡的單位都是天 0830-1330)
//why 0.5? not 0.4?因為假日公差中午12點是算在內的,就像你的颱風時數一天9hr一樣
f.save即可

專案加班與一般加班差別
a.這裡我只敘述系統面上的不同,定義上與法條上的差異你要問靜滿姐
b.一般加班only 4 hours,超過系統會擋
c.超過4hours, 我都會用專案加班, 但是當你用專案加班的同時,也要問靜滿姐的意見
d.for example
i.TDE颱風加班時數-專案加班
ii.差勤系統異常,補登加班- 一般加班
e.專案加班與一般加班的操作(pemis)不一樣歐,下一堂課再教你